Contractmanagement

Contractmanagement is het proces waarbij, op basis van de verkregen input  contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt; teneinde volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren.

Goed contractmanagement werkt in principe als het bekende creatieve hulpmiddel van de “Deming cirkel” die is ontwikkeld door de Amerikaanse Professor William Edward Deming: Plan, uitvoering, controle en aanpassing.De procesonderdelen vallen deels over elkaar heen. Telkens aan het einde van een contractperiode begint de cirkel opnieuw.

In de beginfase van de behoeftestelling wordt de strategie en de looptijd van het af te sluiten contract bepaald. De behoeftestelling wordt vervolgens in de offerteaanvraag met daarin het programma van eisen verder uitgewerkt. Middels een aanbesteding (één op één tot en met Europees) worden vervolgens een of meerdere opdrachtnemers gecontracteerd. Deze fase vanaf behoeftestelling tot en met het ondertekenen van het contract/opdrachtverstrekking wordt aangemerkt als het plan.

Na de planfase begint de belangrijkste fase van de dienstverlening: de daadwerkelijke implementatie van de opdracht en de uitvoering. PSI kan verder gaan dan alleen het ondersteunen van het plan (de aanbesteding). Ook de implementatie en de begeleiding van de uitvoering op contractniveau kan worden uitgevoerd Aan het begin van de implementatie wordt op detailniveau doorgesproken hoe men daadwerkelijk te werk gaat. Vooral het eerste contractjaar is daarbij van belang en de uitvoering dient intensief te worden begeleid en gecontroleerd. Naar behoefte en in overleg kan bezien worden hoe de restperiode van de contractperiode ingevuld gaat worden.

Contractmanagement betekent ook het monitoren van de opdracht tijdens en deels na de uitvoeringsfase. Het monitoren gebeurt door middel van rapportages door opdrachtnemer, evaluaties en het meten van leveranciersprestaties, kortom: leveranciersmanagement en contractbeheer. Alle belangrijke gegevens zullen gemeten en opgeslagen moeten worden. Indien er herhaaldelijke en/of onherstelbare tekortkomingen bij de leverancier aan het licht komen kan ontbinding van het contract en een heraanbesteding een mogelijke oplossing zijn.

Tot slot volgt er aan het einde van de contractperiode de eindevaluatie, die weer als input dient voor een eventueel nieuw plan.